Persondatapolitik

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Nina Wiboltt (9PR Personal Relations) er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

 

9PR Personal Relations

Amagertorv 24, 3. sal

CVR-nr.: 30825071

Telefon: 22142084

E-mailadresse: nina@9pr.dk

 

Formålene med vores behandling af personoplysninger:

Hvilke typer/kategorier af oplysninger og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

 

Hvis du tilhører pressen (herunder også blogger, Youtuber, influencer mv.) behandler vi dine personoplysninger i følgende systemer:

 

Når vi sender et nyhedsbrev igennem Mailchimp eller 9PRs egen mailsystem, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at oplyse dig om nyheder hos de mærker vi repræsenterer, så du altid er oplyst om det nyeste der sker
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn. Hører du til et medie, er info om hvilket medie samt din stilling også behandlet sammen med dit navn og adresse.

 

Når vi sender en invitation igennem Mailchimp eller 9PRs egen mailsystem, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at invitere dig til relevante events som enten vores mærker afholder eller 9PR afholder, så du altid er opdateret på hvad der rører sig hos vores mærker eller 9PR.
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn. Hører du til et medie, er info om hvilket medie samt din stilling også behandlet sammen med dit navn og adresse.
    I nogle tilfælde, behandler vi også din fysiske adresse, hvis en invitation skal sendes ud til dig med post.

 

Når du skal have adgang til 9PRs billedbank, 9PR Direct, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: At give dig adgang til high res packshots på in-season kollektioner, samt nye sæsoner
  • Hvilken typer personoplysninger behandler 9PR: Hører du til et medie, er info om hvilket medie samt din stilling også behandlet sammen med dit navn og mailadresse.

 

Når vi skal kunne lave et udlån til dig, registrerer vi dig i softwaresystemet Mayvien, og her behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: At kunne lave et fysisk udlån til dig på de produkter vi har i showroom
  • Hvilken typer personoplysninger behandler 9PR: Hører du til et medie, er info om hvilket medie samt din stilling behandlet sammen med dit navn og i enkelte tilfælde mailadresse.

 

 

Henvender du dig som presse (herunder også blogger, Youtuber, influencer mv.), med henblik på samarbejde af hvilken given art med enten 9PR, eller en af de mærker 9PR, repræsenterer, vil vi altid checke din Facebookprofil, instagramkonto, og andre SoMe platforme. Dette gør vi selv, men også ved hjælpe af softwaresystemet Woomio.

 

Er du kunde hos 9PR, behandler vi dine personoplysninger i følgende systemer:

 

Når vi sender et nyhedsbrev igennem Mailchimp eller 9PRs egen mailsystem, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at oplyse dig om nyheder hos 9PR, eller for at informere dig som kunde, om hvad vi sender ud af nyheder omkring jer til pressen
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn.

 

Når vi sender fakturaer sker det igennem e-conomics og her behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at sende dig faktura for 9PRs arbejde
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn.

 

Når vi sender fakturaer til jer, er det vores bogholderi, Nero Group, som står for dette, og her behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at sende dig faktura for 9PRs arbejde, samt følge op på evt. ubetalte fakturaer eller misforståelser omkring fakturaer
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn.

 

Når du skal have adgang til 9PRs billedebank, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: at give dig adgang til udelukkende jeres eget billedemateriale
  • Hvilke typer personoplysninger behandler 9PR: Din mailadresse samt navn.

 

Når vi skal kunne give dig adgang til softwaresystemet Mayvien, behandler vi følgende personoplysninger:

  • Formål: At du som kunde selv kan logge ind i systemet og trække statestikker på dit mærke, samt følge med i udviklingen af klip
  • Hvilken typer personoplysninger behandler 9PR: Dit navn samt hvilket mærke du hører til, og din emailadresse.

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

 

  • Hører du under presse (herunder hører også Youtuber, Influencer, blogger, VIP etc.), er retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger følgende:
    Retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger er baseret på samtykke.Er du kunde hos 9PR, er retsgrundlaget baseret på, at vi ikke kan udføre vores kontraktlige forpligtelser over for kunden, uden personoplysninger.
    Restgrundlaget for at sende dig nyhedsbreve fra Mailchimp eller 9PRs egen mailserver, er samtykke.

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

 

  • Hører du under presse (herunder hører også Youtuber, Influencer, blogger, VIP etc.) og er en del af 9PRs medieliste, så er det en liste som er opbygget igennem mange år i branchen. Vi har dine kontaktoplysninger enten fra nettet (hvis dine oplysninger ligger offentligt tilgængeligt, hvilket er tilfældet hvis du hører til et medie), eller ved, at du selv har sendt os dine kontaktinformationer for at komme på vores mailinglister. Vi har også sendt dig en mail, hvor vi beder om dit samtykke for at fortsat kunne sende dig nyhedsbreve.
  • Er du kunde hos 9PR, så har vi dine kontaktoplysninger i forbindelse med opstart af samarbejde.

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

 

  • Gælder både hvis du er presse (herunder hører også Youtuber, Influencer, blogger, VIP etc.) eller kunde hos 9PR: Vi vil overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. Det drejer sig om Mailchimp som er beliggende i USA.

Vi kan oplyse, at 9PR har underskrevet en databehandleraftale med Mailchimp, samt at Mailchimp er medlem af the Privacy Shield List, hvilket er et lovligt krav for at behandle data uden for EU.

 

Dine personoplysninger er ligeledes behandlet i softwaresystemet Mayvien. Denne leverandør er også på Privacy Shield List, samt 9PR har en databehandleraftale med denne leverandør.

 

Opbevaring af dine personoplysninger:

 

  • Er du presse (herunder hører også Youtuber, Influencer, blogger, VIP etc.): Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger. Dog kan vi oplyse dig om, at vi vil lægge vægt på udelukkende at behandle dine personoplysninger så længe de er relevant. Vi vil tage udgangspunkt i din aktivitet i branchen når vi skal fastlægge, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret.
  • Er du kunde: Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er kunde hos 9PR. Dine personoplysninger vil blive slettet 1 år efter sidste dag som kunde hos 9PR. Vi gemmer dine personoplysninger i op til 1 år, da vores erfaring viser os, at kunder inden for denne periode kan vende tilbage til 9PR.

 

 

Hvis du ansøger om et job hos os, behandles følgende personoplysninger:

 

  • Formål: At få et så godt indblik i dine kvalifikationer ift. at besidde et givent job hos 9PR.
  • Hvilke typer personoplysninger behandler vi: Vi behandler dit navn, alder, bopæl, samt CV.

 

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

 

  • Retsgrundlaget for disse oplysninger er baseret på samtykke.

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

 

  • De fleste personoplysninger kommer direkte fra dig. Altså dit navn, alder, bopæl og CV.9PR vil dog yderligere altid tjekke din LinkedIn profil, samt Facebook og andre SoMe kanaler.

 

 

Opbevaring af dine personoplysninger:

 

  • Vi opbevarer dine personoplysninger så længe ansættelsesprocessen er i gang, og du stadig er i spil. Så snart den rigtige kandidat er fundet, slettes person oplysningerne på alle andre kandidater.
  • Har du søgt uopfordret, gemmer vi din ansøgning og derved personoplysninger i op til 6 mdr. hvis du har givet samtykke til dette. Er din ansøgning ikke relevant slettes din mail med personoplysninger med det samme, og du får besked herom.

 

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

 

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

 

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

Dokumentoplysning

Dette er 1 version af 9PR Personal Relations persondatapolitik skrevet d. 17. maj 2018.

English – Personal Data Policy 

Information of how we handle your personal data etc.

 

We are the Data Controller – how do you contact us?

Nina Wiboltt (9PR Personal Relations) is the Data Responsible for the handling of the personal information that we have received from you. You will find our contact information below.

 

9PR Personal Relations

Amagertorv 24, 3rd floor

CVR. no. 30825071

Cellphone. 0045 22142084

Email address: nina@9pr.dk

 

The purpose for our handling of personal data:

Which types / categories of information and the legal basis for handling your personal information

 

If you belong to the press (also includes bloggers, Youtubers, Influencers etc.) we handle your personal information in the following systems:

 

When we send you a newsletter through Mailchimp or through 9PR’s own mail system, we handle the following personal information:

  • Purpose: to inform you about news with the brands that we represent so that you are always informed of the newest happenings
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address as well as name. If you belong to a media, we also keep info of what media and your position with this media.

 

When we send an invitation through Mailchimp or 9PR’s own mail system, we handle the following personal information:

  • Purpose: to invite you to relevant events that either our brands host or 9PR hosts, so that you are always updated on what is going on with our brands and 9PR.
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address as well as name. If you belong to a media, we also keep info of what media and your position with this media.
    In some cases we also handle your physical address, if we have an invitation to send you via post.

 

When you need access to 9PR’s image bank, 9PR Direct, we handle the following personal information:

  • Purpose: To give you access to in-season high res packshots as well as new seasons
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address as well as name. If you belong to a media, we also keep info of what media and your position with this media.

 

In order for us to do a physical lend out from our showroom, we have to register you in the software system Mayvien. Here we handle the following personal information:

  • Purpose: To be able to make a physical lend out to you with the product we have in showroom
  • What type of personal data we handle at 9PR: If you belong to a media, we keep info of what media and your position with this media together with your name and email address.

 

If you address 9PR as press (including bloggers, Youtubers, influencers etc.) with the purpose of a potential collaboration with a brand that 9PR represents or 9PR, we will always check your Facebook account, Instagram account, and other SoMe platforms. We do this ourselves, but also through the software system Woomio.

 

If you are a client of 9PR, we handle your personal data in the following systems:

 

When we send you a newsletter through Mailchimp or through 9PR’s own mail system, we handle the following personal information:

  • Purpose: to inform you about news from 9PR or to inform you as a client of what we send of news to the press.
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address as well as name.

 

When we send invoices to you, it is our accounts department Nero Group who handles this, and here they handle the following personal information:

  • Purpose: To send invoices to you for 9PR’s work, and to follow up on unpaid invoices or misunderstandings regarding invoices
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address and name

 

When we grant you access to the software system Mayvien we handle the following personal data:

  • Purpose: That you as a client can log into the system and pull statistics of your brand’s performance as well as view and download high res clippings
  • What type of personal data we handle at 9PR: Your email address and name as well as what brand you belong to

The legal basis for handling of your personal information is:

  • If you belong to press (including Youtubers, Influencers, bloggers, VIPs etc.) the legal basis for handling your personal information is the following:
    The legal basis for handling your personal information is consent.

    If you are a client of 9PR, then the legal basis is, that we cannot honor the contract between you as a client and us as the PR agency, if we do not handle your personal information.
    The legal basis for sending you newsletters through Mailchimp or 9PR’s own mail system, is consent.

 

Where does your personal data come from:

 

  • If you belong to press (including Youtubers, Influencers, bloggers, VIPs etc.) and are part of 9PR’s media list, then that is a list built through many years in the industry. We have your contact information through the internet (if your contact information is publically available, which is the case if you work at a media) or we have your contact information because you sent it to us personally to get on our lists. We have sent everyone in our mailing list an email asking for your consent to be able to send you newsletters. If you have not given us your consent to send your newsletter or invitations, you need to contact 9PR in order to get on our lists, because we need your consent to do so.
  • If you are a client of 9PR, we have your contact information in connection with start of our collaboration

 

Transfer to suppliers in third countries, including international organizations

 

  • This section applies to you as press (including Youtubers, Influencers, bloggers, VIPs etc.) and if you are a client of 9PR: We will transfer your personal information to suppliers outside of EU and EØS.
    Mailchimp has its HQ in the US. Mailchimp is a member of the Privacy Shield List which is a legal requirement in order for us to send the personal data outside of Europe.

    Your personal information is also handled in the software system Mayvien. Mayvien is also listed on the Privacy Shield list.

    We have a Data Processor Agreement with both suppliers.

 

Keeping of your personal information:

  • If you belong to press (including Youtubers, Influencers, bloggers, VIPs etc.): We can at this point not tell you how long we will handle your personal information. We can however inform you that we will really put emphasis on solely handling your personal information as long as they are relevant. We will base our decision to either keep or delete your personal information on your activity in the industry.
  • If you are a client: We will keep your personal information as long as you are a client of 9PR. Your personal information will be deleted 1 year after your last day as a client with 9PR. We will keep your personal information up to 1 year after the termination of a contract because experience has shown us that clients within this period can return to 9PR.

 

If you are applying for a job with us, we handle the following personal information:

 

  • Purpose: To get an insight into your qualifications
  • What types of personal information do we handle: We handle your name, age, address as well as CV / résumé.

 

The legal basis for handling your personal information is:

 

  • The legal basis for handling your personal information is consent.

 

Where does your personal information come from:

 

  • Most of the personal information comes directly from you through your application – i.e. name, address, age and résumé.

    9PR will however, most likely, check your LinkedIn profile as well as Facebook and other SoMe channels.

 

Keeping of your personal information:

 

  • We will keep your personal information as long as the process of hiring is in motion and you still are part of the process. As soon as the right candidate is found, the personal information of all other candidates will be deleted immediately.

 

Your rights

 

According to GDPR you have a number of rights in connection with our handling of your personal information.

If you wish to use your rights, just contact us.

 

The right to gain insight into what personal information we handle
You have the right to gain insight into all the personal information we handle about you as well as other information.

The right to have personal information about you corrected (if incorrect)

You have the right to have incorrect information about yourself corrected.

 

The right to have your personal information deleted

In specific cases you have the right to have information about you deleted before our general ”deleting process” takes place.

 

The right to have a limitation on our handling of personal information

In some cases, you have the right to have our handling of your personal information limited. If you have the right to get limited handling, we can only handle information about you in the future (except from the keeping of information) with your consent, or in connection with having a claim settled, a claim going into effect or having a case set before trial, or to protect a person or important interests of society.

 

The right to objection

In some cases, you have the right to object to our legal handling of your personal information.

You can also object to the handling of your information in connection with the Marketing Practices Act.

 

The right to transmit information

In some cases, you have the right to receive your personal information in a structured, ordinarily used and machine readable format as well as having this personal information transferred from one data controller to another without hindrance.

 

You can read more about your rights in the Datatilsynet’s guide of the registered rights, which you can find at www.datatilsynet.dk

 

Complaint to Datatilsynet

You have the right to file a complaint to Datatilsynet, if you are dissatisfied with the way we handle your personal information. You can find Datatilsynet’s contact information at www.datatilsynet.dk

Document information

This is version 1 of 9PR’s Personal Relations Personal Data Policy written on May 17th 2018.